Planification d'une réunion couronnée de succès - Mise en route

Typiquement si votre titre est "Meeting Planner», «coordonnatrice de l'événement" "Directeur du programme" vous planifier des réunions, soit interne ou externe, sur une base régulière. Certains planificateurs de réunions qui travaillent pour les grandes entreprises et les associations sont des professionnels certifiés de réunion et des équipes de personnes avec lesquelles ils travaillent pour la planification de leurs entretiens avec chaque membre de l'équipe responsable d'un aspect différent de la planification. Si toutefois vous souhaitez organiser une réunion pour la première fois et ne savent pas comment commencer, il ya certains domaines clés que vous devez mettre l'accent sur. Mettre en place une feuille de calcul et la collecte d'informations de début et de répondre aux questions suivantes:

1. Le nom de la société, association ou le service que la réunion est prévue pour.

2. Quel genre d'événement est-il? c.-à-réunion nationale des ventes, la conférence client.

3. Quel est l'objectif de la réunion?

4. Aurez-vous un thème de la réunion?

5. Quel sera l'événement consiste à ouvrir IE / fermeture conférencier d'honneur, de divertissement déjeuner, séances en petits groupes, ateliers, cocktail. Chaque segment devrait être organisée séparément, puis intégrée à l'événement dans son ensemble.

6. Le nombre de jours de l'événement aura lieu au cours. Venez avec un échéancier.

7. Date de l'événement. Venez avec une date préférée et ont deuxième et troisième choix.

8. Date de commencement dans le AM ou PM ainsi que la date et l'heure de la réunion sera terminée.

9. Taille de l'événement. Combien de participants attendez-vous?

10. Consultez le calendrier pour vous assurer que votre date est libre d'entrer en conflit avec les fêtes religieuses, événements de l'industrie d'autres etc

11. Déterminer le budget que vous travaillez.

12. Mettre sur pied un plan pour la publicité, la promotion et la publicité.

13. Lieu - où sera la réunion ait lieu? Aurez-vous la réunion à un centre de congrès, hôtel, station, propriété historique?

14. Si la réunion va être hors-site seront-elles locales, dans une autre ville ou dans un autre État?

15. Des visites sur place peuvent être pour vous aider à déterminer le meilleur emplacement pour votre réunion. Une fois que vous avez choisi le lieu de la réunion, déterminer le nombre de chambres et la façon dont plusieurs salles de réunion seront nécessaires.

16. Commencez à planifier des repas et des aliments et boissons qui seront disponibles sur place.

17. Matériel audio visuel et sonore. Quel sera nécessaire? Allez-vous utiliser les services fournis par l'établissement où vous avez votre réunion ou de travaux avec des fournisseurs de l'extérieur?

18. Divertissement - divertissement sera acheté et faire partie de votre réunion ou être fournis hors site?

19. Transports - personnes / marchandises.

20. Assurance

21. Estimation des dépenses globales.

S'il ya un site avec une page de mise en place où vous êtes la publicité de votre réunion ou un événement, il est vraiment utile de garder à jour les informations là pour garder les participants potentiels ou les membres au courant de l'évolution de la finalisation des détails respectifs à savoir la date, l'emplacement, des installations , sur la région, l'ordre du jour. Soigneusement pensée tout à travers et l'attention aux détails tout au long du processus de planification permettra d'assurer un événement très réussi et mémorable.